El control del Gasto

El control de gastos es esencial para la gestión de cualquier empresa, ya sea pequeña, mediana o grande. Tener un buen control de los gastos de nuestra empresa nos ayuda a evitar sorpresas, como falta de liquidez (corto plazo), evitando dificultades para hacer frente a los pagos de proveedores, acreedores y/o empleados así como pérdidas financieras (largo plazo), como rentabilidades no esperadas o pagos de intereses etc y Sigue leyendo y te contaremos las claves para conseguir un buen control de gastos:

–       Consciencia. En primer lugar, es importante entender que los gastos son una parte esencial de cualquier empresa. Sin embargo, no todos los gastos son iguales, algunos son necesarios para mantener la empresa en funcionamiento, mientras que otros pueden ser innecesarios o excesivos. Ahí es donde hay que incidir. Porque vender, es una tarea específica de la empresa, pero no inmediata, ahorrar y reducir gastos, se puede hacer desde el minuto 1. Ser consciente, de qué gastos tenemos, qué % suponen, y si realmente me sobran.

–          Clasificación. Para tener un buen control de gastos es necesario hacer una clasificación adecuada de los mismos. Es decir, es importante identificar cuáles son los gastos necesarios para mantener la empresa en funcionamiento y cuáles son aquellos que pueden ser reducidos o eliminados sin afectar al rendimiento de nuestra empresa. Cuales son los gastos fijos, y los variables. Cuales son aquellos que dependen de cómo vaya el negocio y cuales sí o sí, se mantienen como estructura. A fin de cuentas, los fijos, es de donde tiraremos primero en caso de emergencia seguramente.

–          Presupuesto. Una vez que se ha realizado esta clasificación, es fundamental establecer un presupuesto para cada tipo de gasto. Esto implica asignar una cantidad determinada a cada categoría y realizar una revisión periódica (mes a mes, trimestre a trimestre), vital para detectar posibles desviaciones que impliquen tomar medidas para reducirlos. Los presupuestos normalmente se pueden actualizar al trimestre, debido a desviaciones abruptas, ya sean hacia arriba o hacia abajo. Siempre sin evitar revisar cómo fue desde el principio.

–      Cultura. Además, es importante fomentar una cultura de control de gastos dentro de la propia empresa, educando a los empleados sobre la importancia de controlar los gastos, así como proporcionar herramientas y recursos para que puedan hacerlo de una forma ágil. Sobre todo porque cuando sobra, no hay impedimento en el gasto, pero cuando falta, muchas veces no sabemos de donde recortar. Por eso, el control del gasto, tiene que ser siempre, muy controlado. SIEMPRE.

–          Tecnología. Por último, en relación con las herramientas y recursos necesarios para la gestión de los gastos. Siempre al final, el último paso, automatizar tecnológicamente. Nunca antes. Incluir una herramienta para solucionar un problema que no tenemos controlado, será un problema a largo plazo. No lo hagáis. Un buen ERP, un sistema de automatización de OCR para facturas electrónicas, sostenibilidad en papel y gestión correcta de albaranes con la parte de compras y servicios, un sistema EDI para transacciones con proveedores, un gestor de documentación con empleados y tickets restaurantes, etc.

En Scharpf somos expertos en revisar y valorar los procesos internos de la compañía, así como de estudiar las posibilidades de implementar mejoras en todas las áreas de negocio, ofreciendo las mejores soluciones digitales del mercado con las que poder ofrecer el mejor encaje a la transformación digital de la compañía, vital para un buen control de gastos. ¿Comenzamos?